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Animer et conduire une réunion avec efficacité

2 jours pour renforcer son impact en réunion

Durée

2 jours
12 heures

Public

Managers
Z

Prérequis

Compléter le questionnaire préalable

Objectifs de la formation

A l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • Préparer leur réunion en définissant les objectifs et l’organisation
  • Adapter leur style d’animation au type de réunion
  • Tirer parti du potentiel d’informations et d’idées du groupe
  • Gérer le groupe
  • Favoriser l’expression et la contribution des membres du groupe en situation
  • Assurer le suivi d’une réunion

Modalités d’évaluation

La progression du participant, l’atteinte des objectifs et l’acquisition des compétences sont évaluées par le formateur tout au long de la formation par les exercices pratiques et les mises en situation

  • Pendant : autodiagnostic, fixer les objectifs de la réunion et l’ordre du jour,  faire participer, rédiger le compte rendu

Indicateurs de résultats

Taux de satisfaction de la formation :

87 %

Atteinte des objectifs :

94,7 %

Taux de progression :

87 %

Taux de recommandation :

90 %

Programme

1- Bilan des réunions déjà menées par les stagiaires

  • Identifier les points forts / à améliorer et de son mode de fonctionnement en tant qu’animateur et en tant que participant.
  • Analyse des causes d’échecs

2-  Recensement des différents types de réunions animées par les stagiaires

  • Déterminer la typologie des réunions :
    • de production; de facilitation : d’information, de décision, de régulation : de négociation, de concertation…
  • Comprendre la perception de chacun et cadrage des concepts et discussion sur les modalités de conduite, en fonction de la typologie

3-  Comprendre les phénomènes de groupe.

  • Comprendre la dynamique de groupe : phases d’évolution / pression à la conformité/ leadership/ enjeux d’acteurs / résistance

 4-     Méthodologie de réunion

  • Les composantes d’1 réunion
  • La préparation d’1 réunion

 5-    Les points à traiter en réunion

  • Le TOP : thèmes / objectifs / plan
  • Fare la différence entre thèmes et objectifs
6- Mettre en place une réunion

  • L’avant réunion : la préparation
  • Cible / Programme/ convocation / organisation matérielle
  • L’après réunion : suivi
  • Rédaction du compte rendu / suivre les décisions / Préparer la prochaine réunion

7-  Les techniques de communication 

  • L’écoute active.
  • Le questionnement : les techniques.
  • Le feed-back.
  • La reformulation.
  • S’affirmer sans agresser ni manipuler : approche assertive.
  • S’adapter à son auditoire.
  • Se faire entendre : poids du para- verbal et du non verbal.

8- Impliquer tous les participants

  • Associer en amont les participants
  • Se centrer sur les objectifs
  • Canaliser les digressions
  • Créer une synergie
  • Le feed-back.

 9- L’animation de réunion 

  • Les différentes phases
  • Les 3 fonctions de l’animateur : production / facilitation / régulation
  • Les styles d’animation

Méthodes pédagogiques

Méthodes pédagogiques participatives et actives

Des formateurs expérimentés et connaissant les spécificités de la fonction publique

  • Accès personnel à la plateforme pédagogique Arrc’Adémie
  • Une adaptation aux besoins des participants : types de réunions animées
  • Des conseils, astuces et bonnes pratiques pour optimiser l’efficacité des réunions
  • Des exercices d’entrainements pour progresser : posture / méthodes

Pour les participants en situation de handicap, merci nous contacter pour adapter les supports et les approches pédagogiques.

Exercices

  • Identifier son style de communication : autodiagnostic
  • Repérer les situations difficiles
  • Préparer sa réunion
  • Communication : verbale et non verbale

Mises en situation: 

  • S’affirmer
  • Impliquer les participants : faire participer
  • Pratiquer le feedback
  • Gérer une situation difficile